大数据企业观：数据应该被保留还是被销毁

对大多数企业来说，困扰他们的一大问题就是如何保存那些与日剧增的各种数据。“数据即是价值”这种说法也令企业对数据愈加重视。但最近却有一种说法，企业或许可以将那些不必要的数据进行销毁。

为什么呢?有位律师认为将数据进行销毁，是一种避免风险的方法。这是因为当用户销毁不需要的数据时，遵守电子邮件或文件的法律法规要求会变得更加容易，而且这意味着当法律要求调查电子取证时，旧文件已经不复存在，可以减少法律风险。

律师事务所Bass,Berry&SimsPLC的律师TonyMcFarland在谈到很多企业都在努力保存多年的数据时说道：“企业内有太多数据，很多都是不必要的数据。”但当诉讼或其他法律调查要求提供有关信息时，企业需要聘请法律专家从大量数据中筛选出有用的数据，这种情况非常耗时,而且会耗费大量的人力和物力，同时还会提高法律风险。“这并不是我们应该做的事情，”他表示，“对方律师会要求企业提供所存储的每一条信息。”

虽然数据销毁的做法与现在的常规做法不同，但让IT部门与法律部门合作创建一个“数据销毁计划”还是可以实现的。根据McFarland所说，这里有一些技巧，很多技巧依赖于“自我执行机制”，它可以很好地通过中央电子文档管理系统完成。

在法律允许的情况下，考虑设置一个电子邮件过渡阶段，允许电子邮件能够保存到个人文件夹，但“在一年后都会清除”。

设置共享文件夹。

只保留劳工法例下所需要的员工个人信息。

找出在特定行业具体类型的文件所必须保存的时限，并根据具体时间安排，时间到期后可以电子方式销毁它们(以及纸质文件)。

例如，根据该律师事务所所说，证券交易委员会要求保存的某些文件一定要手签，并保留五年。在医疗保健行业，健康保险流通与责任法案(HIPAA)有6年的时限，具体有些细微差别。就业资格验证表必须在聘用日起保存三年，或者在终止后保存一年，以较迟者为准。某些雇佣记录必须从人事活动开始的日期开始保留一年。

每个行业也都有所不同。例如危险废物的产生：美国联邦和各州都要求保留清单和报告3年时间。对于污染物排放消除系统，采样和监测记录必须保存三年。

现在的问题在于，企业并没有考虑要销毁数据，而是无休止地保存数据，这可能导致与存储相关的技术过时的问题。

企业建立电子数据销毁系统的最佳方式之一是使用文件管理系统，包括惠普Autonomy和微软等在内的工具，并开始学会销毁数据。McFarland强调：“企业真的没有必要保存那么多数据。”