大数据教你如何让大忙人及时回复邮件

“我每天都收到成百上千封邮件，大多数邮件都很重要，我却没有精力一一回复。”在线视频学习平台One Month的联合创始人和首席执行官Mattan Griffel表示，要想让那些每天被邮件轰炸的大忙人也能及时回复你的邮件，也是需要技巧的。

网上教人们如何写邮件的建议不少，但大多还没有数据做支撑。最近，邮件效率服务商Boomerang通过分析5300多万封邮件数据，找出了一些影响邮件回复率的窍门。总结起来就是两大点，方便他人及勾起兴趣。

首先，不要让对方觉得回复你邮件是件耗时耗力的麻烦事。要缩短的就是对方阅读邮件内容的时间，其中就涉及内容的长度和阅读难度。

比如Mattan Griffel曾提出，缩短内容有助于提高回复率。“如果邮件只有两到三句话，收件人读起来会更轻松。如果一封邮件超过两段，收件人可能会过会儿再读，收到回复的时间也就拖长了。”此次Boomerang的研究也发现，一封英文邮件字数最好是50至125个单词之间，这时回复率将可能高于50%。

由于Boomerang统计的都是英文邮件篇幅。按照翻译时中文原稿的字数约为英文译稿的1.5倍，我们只能大概估算下，中文邮件最佳长度可能在75到188字之间。

当邮件长度超过2500个英文单词时，回复率就低于35%了。如果想发长篇大论，最好以附件形式发送；另一方面，当邮件长度低于50个单词时，邮件回复率也会迅速降低，一封只有25个单词的邮件，与一封2500词长的邮件一样只有44%的得到回应机率；而如果邮件只有标题没有内容，得到回应的机会更小，只有 11%。

字数要求同样还体现在邮件主题上。数据显示，不包括自带的“转发”字眼时，只有3到4个英文单词的主题回复率最高。标题越长，得到回应的机会越小。当然，主题也是不能为空的，通常没有标题的邮件回复概率只有 14%。

除了控制字数，此次研究最大发现之一就是，电子邮件的阅读难度也会影响回复率。像一个小学3年级学生一样写作时效果最好。

阅读难度越大或者废话越多的内容越容易耗费对方的时间，从而降低对方立刻回应的意愿。按照大学程度阅读水平撰写的邮件中，得到反馈的只有39%，还不及充满语法错误的幼儿园水平邮件的反馈率。

即使是给知识能力水平高的人发送邮件，也应当尽量简化缩短语句，使用最简单明了的词汇。“要让收件人一目了然地知道自己到底需要做什么。”Mattan Griffel建议，如果不得不写一封非常冗长的邮件，那就把希望对方做的事情放在最前面。将段落拆成短句，将重要部分加粗或者斜体。“一两个句子成段好过一大段文字。”

当然，具体还是要根据邮件的写作背景来看。如果你是要与教授讨论你的博士论文细节，而他还将参与你的博士后奖学金评估，那还是要注意每个用词都尽可能专业；但如果你是写给一个足球迷来吐槽上次球队糟糕的表现，那就最好用三年级小学生都能看懂的大白话。

勾起收件人兴趣也是提高回复率的好方法。比如可以在邮件中向对方提出几个好问题。统计数据显示，当你在邮件中提出一到三个问题，邮件会有 50% 的概率得到回复。“当人们不忙的时候，让人产生好奇的邮件吸引他们；但当人们忙的时候，好奇心减弱，实用主题的邮件更多地被阅读。”宾夕法尼亚大学沃顿商学院教授Adam Grant表示。不过贪多可没什么好处，包含8个问题的邮件比只有3个问题的回复率要少20%。

另外，别以为客观讲事实才是最好的，其实影响回复率的关键因素还有邮件的表达情感和写作角度。Boomerang发现，邮件内容稍显积极或消极，是最容易得到回应的。此外，主观内容一般比客观内容的回复率要高 8%。

统计数据显示，相比于完全中性的邮件内容，轻微积极或者轻微消极的邮件内容，可以让回复率提高 10% 到 15%。比如投诉时适当的消极态度最容易获得商店经理的回应。当然情绪也不能过度，否则回复率也会随之降低。