数据分析第1步：学会用数字思考

学会用数字思考

无论是做项目报告，还是跟老板汇报，在描述事情的时候，我们都要慢慢练习，学会用数字思考，把这件事情用一个可以量化的数字描述出来，可以让我们的观点，更有说服力。

比如公司效益持续下滑，需要一些方案来改善现状。这件事情，在不会用数字思考的人那里，说出来是这样的

再这样下去，公司要亏钱了，我有两个建议：

1- 赶紧发布新开发的产品，用这些产品刺激销售量，提升收益

2- 还有适当的削减一部分人，节省人事费用开支

我觉得这样咱们很对就能重新盈利的。

同样的事情，在习惯用数字描述的人那里，说出来是这样的。

如果公司继续维持现状，七个月以后，公司就会陷入赤字了，不过，我细致的做了一下数据模拟，如果能够在3个月内完成以下动作，盈利还是比较乐观的：

1- 新开发的商品尽快上市，刺激产品销售量，预计可以带来10%的销量增长。

2- 对重复人力、冗余人力进行适当削减，在不影响生产的情况下，大约可以节省15%的人事费用。

综合以上估算，预计3个月后，利润能达到10亿（日元）

很明显，第2种描述的方式更有说服力。因为数字给我们一个直观的衡量依据，让我们在对比自己的价值体系后，对结果有一个更明确的期望。

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用户思维，分析数据结构

老板要让我们针对去年的数据，出个报告，你会怎么写？

去年整体销售状况还不错，很稳步的上升。出了几款新产品，销量也非常可观。

今年我们再多推几款新产品，争取延续去年的趋势，让销售业绩再创新高。

你觉得上面的汇报怎么样？除了一堆的好话，看不到实际的内容。

怎么把报告写到老板的心坎里去呢？一个中心思想：从用户思维出发，分析数据结构。

老板关心的是什么？今年的销售额上升了没有？成本有没有增加？新开发的产品，到底赚没赚钱？有什么成功经验，可以推广到其他产品，实现更多的盈利？

因此，在制作表格之前，我们最好，按照用户的思维，把数据结构进行拆分，梳理出对应的结构框架。

有了个框架之后，我们再对数据进行分类汇总，输出对应的结论式描述，让老板能够看到他们想要的数据，而且听的很舒服。

结论式描述非常的重要，因为它可以让我们用一句话，把老板的注意力吸引住。

比如上面的图表，用销售额增长16%，和销售量降低了40%这个两个结论，让我们快速的对当年的销售状况，有了一个直观的印象，并且想去了解这两个数据背后的故事。

千万别直接丢一个图表出来，什么都不说，这和听到电话那头说“猜猜我是谁”一样，让人感觉无聊和无知。

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如何分析数据结构？

很多时候，在密密麻麻的数据面前，我们曾经叫好的、收藏的那些技巧、方法，突然会变的不灵光了。如何分析数据的结构呢？先思考数据关键指标。

1- 先思考数据关键指标

我们可以通过下面几个方法，来寻找写关键指标。

1- 老板经常问你的数据。销量怎么样啊？成本有没有上升啊等等，老板关心的肯定是关键数据。

2- 每天都要重复统计的数据。销售实际、计划啊，生产数量、质量啊等等。

3- 以前的报告中传承下来的指标。很多的表格，我们都是从上一任同事那里交接过来的，很多数据都已经梳理好了，我们只需要输出的时候突出一下就好。

这些指标的根本出发点就是：梳理用户的关注点，找到创造利润的因素（价值动因）。

2- 用一个数字来说明结果

关键指标出来之后，切记不要从1月1号到12月31号，或者从产品1到产品10，把所有的数据都罗列给老板看。

而是把这些数据、按照时间或者空间进行汇总，用一个数字、一个结论来说明结果。

3- 构思数据结构的诀窍

在思考把哪些数据呈现在报告里的时候，有两个重点：

1- 先大致完成框架。

2- 尽量让数字联动。

1）先大致完成框架

意思就是一开始，不要想着把所有的项目、所有的数据都加进来。一方面，这样会耽误表格制作的进度；另一方面，数据一多，我们很容易失去耐心，数据越理越乱。

比如要整理销售数据明细，不要一股脑的，把事业部A、B、C…产品1、2、3，地区1、2、3等等都全部填进来。可以大致的写一下：产品收入、服务收入。

然后再慢慢的填写详细的数据。而且这个详细的数据，最好是另建一个工作表，这样之前的框架表格，可以作为目录，让整个Excel文档的结构，更加的清晰。

2）尽量让数字联动

就是让相关的指标、数据都联动起来。用公式，把这些数据连接起来，这样我们修改任何一个参数，最后的计算结果，都有联动发生变化。